Revisionsplan, revisionsgranskningar och revisionsskrivelser

Syfte

Syftet med granskningen är att översiktligt bedöma om bildningsnämnden säkerställer att alla elever har tillgång till likvärdig utbildning.

Sammanfattande bedömning

Vår samlade bedömning utifrån granskningens syfte är att bildningsnämnden i allt väsentligt säkerställer att alla elever har tillgång till likvärdig utbildning.

Bakgrunden till vår samlade bedömning är att granskningen visat att det finns en resursfördelningsmodell som beaktar elevernas olika förutsättningar och behov. Arbetet med särskilt stöd bedrivs huvudsakligen på respektive skolenhet.

För att ge elever med behov av omfattande insatser i anpassad lärmiljö likvärdiga förutsättningar att få det stöd som de behöver finns det centrala särskilda undervisningsgrupper liksom ett centralt specialpedagogiskt team som kan ge stöd till enheter som behöver det. Vi bedömer att kommunens organisation av elevhälsa och centrala särskilda undervisningsgrupper ger stöd för likvärdig tillgång till särskilt stöd. Vi bedömer emellertid att elevhälsan inte främst arbetar förebyggande och hälsofrämjande, vilket är en brist.

Modersmål och studiehandledning organiseras och finansieras (i huvudsak) centralt, vilket stödjer likvärdig tillgång och likvärdiga insatser. Undervisning i svenska som andraspråk är särskilt utmanande, för enheter med få elever i ämnet, att organisera effektivt och ändamålsenligt, men förvaltningen arbetar med frågan.

Kompetensförsörjningsläget är något bättre i Örnsköldsvik än i riket som helhet. Det varierar dock mellan skolenheter. Vid flera små skolenheter är behörigheten lägre än kommunens genomsnitt. Även undervisning i större ämnen såsom engelska, naturorienterande ämnen och samhällsorienterande ämnen bedrivs av obehöriga lärare.

Kommunen verkar alltså inom en rad olika områden för att utbildningen ska vara likvärdig. Vi bedömer emellertid att bildningsnämnden styrning brister då det inte bedrivs något systematiskt kvalitetsarbete som ger nämnden adekvat underlag för bedömning av likvärdigheten och därmed för beslut om åtgärder om brister skulle föreligga. Befintlig skolstruktur med flera små skolenheter, varav flera med lägre andel behöriga lärare, gör detta arbete extra viktigt.

I det följande redovisas våra samlade bedömningar av respektive revisionsfråga.

För närmare beskrivning av bakgrunden till våra bedömningar hänvisar vi till respektive avsnitt i revisionsrapporten.

Rekommendationer

Utifrån våra iakttagelser och bedömningar rekommenderar vi bildningsnämnden att:

• säkerställa att elevhälsan främst arbetar främjande och hälsofrämjande. (2 kap. 25 § SkolL)
• kartlägga och analysera kompetensförsörjningsläget per enhet och vidtaga åtgärder för att säkra en likvärdig tillgång till legitimerade och behöriga lärare. (2 kap. 13 § SkolL)
• inom ram för det systematiska kvalitetsarbetet, i vilket ingår analys av resultat och vidtagande av adekvata och riktade åtgärder, särskilt följa upp
• att elever får det särskilda stöd som de behöver. (4 kap. 3, 5-6 och 7 §§ samt 3 kap. 7 § 3 st. SkolL)
• att utbildningen i kommunen är likvärdig. (4 kap. 3, 5-6 och 7 §§ samt 1 kap. 9 § SkolL)

Syfte

Granskningen syftar till att bedöma om kommunstyrelsen har säkerställt en ändamålsenlig och effektiv planprocess avseende ansvar och utförande.

Sammanfattande bedömning

Bedömning är att organisationen delvis är ändamålsenlig. Placeringen av översiktsplanerarna som arbetar med strategiska frågor behöver utvärderas och effekterna av omorganisationen behöver följas upp.

Samhällsbyggnadsutskottet får uppföljning av detaljplaneärenden, men inte med samma frekvens som beskrivs i genomförda intervjuer. Samhällsbyggnadsnämnden tar inte heller del av uppföljningen.

Det är viktigt att fortsätta arbetet med detaljplanehandläggningen för att dessa ska vara flexibla och möjliga att verkställa på lämpligt sätt. Det är också av vikt att prioriteringen följs.

Det finns delvis en politisk styrning av strategiska markförvärv, men den kan bli mer konkret, exempelvis genom uttalade mål om inköp av mer mark.

Vi bedömer att samverkan med Övikshem fungerar men kan utvecklas, exempelvis genom att få en ökad förståelse för varandras uppdrag och ta fram en gemensam målbild. Det finns en viss samverkan dels mellan kommunala förvaltningar, dels mellan tjänstepersonnivå och politisk nivå. Det finns fortfarande finns utvecklingspotential i strukturen för mötena och hur de genomförs, bl a avseende frågor av strategiska karaktär. Samverkan med kommunala bostadsbolaget och externa aktörer kan också utvecklas.

Rekommendationer

Vi rekommenderar kommunstyrelsen att:

• Säkerställa att utvärdering av organisationsförändringen sker under 2025.
• Säkerställa att mötesforum och dialog för samverkan fortsätter att utvecklas.
• Säkerställer att uppföljningen av detaljplaneärenden utvecklas.
• Överväga beslut om att inköp av mark ska ske och att en markreserv ska skapas.
• Överväga att se över Övikshems uppdrag gällande byggnationer samt tillhörande finansiering.

Vi rekommenderar samhällsbyggnadsnämnden att:

• Säkerställa att det framgår i protokoll att uppföljning av detaljplaneärenden har skett samt överväga att delge samhällsbyggnadsnämnden samma uppföljning som samhällsbyggnadsutskottet.

Syfte

Syftet är att bedöma om delårsrapporten upprättats enligt lagens krav och god redovisningssed, om resultatet i delårsrapporten är förenligt med de av kommunfullmäktige fastställda målen för god ekonomisk hushållning samt efterlevnaden av balanskravet. Resultatet av granskning utgör underlag för revisorernas utformning av bedömning av delårsrapporten.

Sammanfattande bedömning

Grundat på vår översiktliga granskning av delårsrapporten har det inte framkommit några omständigheter som ger oss anledning att ifrågasätta det återrapporterade resultatet. Det innebär att det prognostiserade resultatet inte är förenligt med de finansiella mål som fullmäktige fastställt i budget 2023.

Vi kan inte bedöma om delårsrapporten är förenlig med fullmäktiges verksamhetsmål då vi inte kan verifiera redovisade utfall och prognoser.

Vi konstaterar, utifrån den helårsprognos som lämnas i delårsrapporten, att styrelsen bedömer att det lagstadgade balanskravet kommer att uppfyllas. Vi ser ingen anledning till att göra en annan bedömning, beaktat de osäkerhetsfaktorer som en prognos innebär.

Rekommendationer

Vi rekommenderar kommunstyrelsen

• Slutföra utredningen vad gäller finansiell leasing och att redovisning sker i enlighet med lagen om kommunal redovisning samt Rådet för kommunal redovisnings (RKR) rekommendation R5.
• Delårsrapporten upprättas i enlighet RKR R17 vad gäller rubricering av förvaltningsberättelsen.
• Genomgång av IT-kostnaderna, senast i samband med bokslutet, för att säkerställa att dessa är rätt redovisade, se RKR R3.
• Verka för att kommunfullmäktige fastställer hur verksamhetsmålen ska utvärderas inklusive vad som ska uppnås.
• Komplettera informationen i delårsrapporten avseende verksamhetsmålen så att det framgår hur kommunstyrelsen kommit fram till den gjorda bedömningen. Vi vill här också påpeka vikten av att vi som revisorer även ska kunna verifiera bedömningen.
• Uppställningen av balanskravet motsvarar RKR R5.

Syfte

Syftet med granskningen är att bedöma om kommunstyrelsen har en tillräcklig styrning och intern kontroll avseende it- och cybersäkerhetsarbetet, och har tillsett att arbetet bedrivs ändamålsenligt.

Sammanfattande bedömning

Vår bedömning utifrån granskningens syfte är att kommunstyrelsen i allt väsentligt har en tillräcklig styrning och intern kontroll avseende detta, samt att arbetet sker på ett ändamålsenligt sätt.

Bedömningen baseras bland annat på att it-säkerhetsarbetet i hög grad når upp till kommunens beslutade standard för arbetet samt att åtgärder är etablerade i enlighet med Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps rekommendationer för stärkt cyberförsvar. Beslutade organisations- och samverkansformer inom it-området möjliggör att hela kommunorganisationen omfattas av den systematik och riskmedvetenhet som it-säkerhetsarbetet utgår från. Förhållningssättet innebär även att risker och hot utvärderas kontinuerligt och ligger till grund för etablerade säkerhetsåtgärder. Vi bedömer dock att det föreligger en variation till efterlevnad av styrande dokument samt att uppföljning av informations- och it-säkerhetsarbetet till kommunstyrelsen behöver formaliseras.

Rekommendationer

Vi rekommenderar kommunstyrelsen att:

• Utvärdera it-enheten nuvarande bemanning så att den är anpassad till omfattning och krav i styrande dokument och den standard som kommunen beslutat om.
• Slutföra den pågående översynen av styrande dokument
• Säkerställa att styrande dokument efterlevs
  
• Fastställa kontinuitetsplan och tillse att det i övrigt finns tillgång till tillräckliga underlag så att ansvariga vid händelse kan tillse en robust återställning av it-miljön.
• Formalisera former för uppföljning mot kommunstyrelsen

Syfte

Syftet med granskningen är att bedöma om välfärdsnämnden bedriver ett ändamålsenligt kompetensförsörjningsarbete.

Sammanfattande bedömning

Välfärdsnämnden bedriver delvis ett ändamålsenligt kompetensförsörjningsarbete. Vi anser att nämnden i större utsträckning bör strukturera upp arbetet, främst vad gäller styrdokument, planering och uppföljning. Vi bedömer att det skapar förutsättningar för ett effektivare arbete.

Vidare behöver analyserna förstärkas och åtgärder vidtas, däribland för sjukfrånvaro. Vi är kritiska till att åtgärderna enligt kompetensförsörjningsplanen inte har genomförts. Vi menar även där att nämnden behöver följa upp att åtgärderna vidtas och följa upp att åtgärderna får avsedd effekt.

Rekommendationer

Vi rekommenderar välfärdsnämnden att

• uppdatera kompetensförsörjningsplanerna och säkerställa att de följs kontinuerligt i kompetensförsörjningsarbetet
• säkerställa att det finns en planering som omfattar samtliga delar av kompetensförsörjningsarbetet
• säkerställa att det finns tydliga ramar för systematisk uppföljning inom samtliga delar av förvaltningen samt att resultatet används för analys av framtida behov och åtgärder

Syfte

Syftet med granskningen är att bedöma om kommunstyrelsen i tillräcklig omfattning följer överförmyndarnämndens verksamhet, särskilt med fokus på om nämnden tillgodoser behovet av gode män och förvaltare för Örnsköldsviks kommun.

Sammanfattande bedömning

Vår samlade bedömning utifrån granskningens syfte är att kommunstyrelsen delvis följer överförmyndarnämndens verksamhet i tillräcklig omfattning.

Vi noterar att rekrytering av gode män och förvaltare utgör en stor utmaning och att visst arbete sker. Vi bedömer dock att arbetet gällande den strategiska planeringen för att tillgodose behovet behöver stärkas.

Vi bedömer att arbetsgivaransvaret för den personal som är placerad vid Örnsköldsviks överförmyndarkontor delvis är tydligt men att det finns allvarliga brister i styrning och ledning av verksamheten.

Vidare bedömer vi att kommunstyrelsens uppsiktsplikt kopplat till samverkansavtalet behöver utvecklas till att vara mer utförlig.

Rekommendationer

Vi rekommenderar kommunstyrelsen att

• Säkerställa att det finns en verksamhetsgemensam planering för rekrytering av gode män och förvaltare
• Säkerställa en samsyn med samtliga inblandade parter gällande samverkansavtalets syfte, utformande och verkställighet
• I samband med uppföljning av samverkansavtalet utvärdera huruvida det innebär gynnsamhet för personer i behov av stöd
• Protokollföra uppföljningen som sker inom ramen för uppsiktsplikten

Syfte

Syftet med granskningen är att bedöma om ansvariga nämnder har säkerställt en ändamålsenlig styrning och en tillräcklig intern kontroll avseende arbetet mot välfärdsbedrägerier.

Granskningen inriktas på processerna assistansersättning, försörjningsstöd samt föreningsbidrag.

Sammanfattande bedömning

Vår samlade bedömning utifrån granskningens syfte är att välfärdsnämnden och kultur- och fritidsnämnden delvis har säkerställt ändamålsenlig styrning och tillräcklig intern kontroll avseende arbetet mot välfärdsbedrägerier.

Vi grundar vår bedömning på att det inte genomförts någon formaliserad eller dokumenterad riskanalys med inriktning på välfärdsbedrägerier avseende nämndernas verksamheter. Vidare gör vi bedömningen att det delvis finns rutiner, riktlinjer och kontrollaktiviteter inom verksamheterna för att motverka risken för välfärdsbedrägerier. Även vad gäller hantering av misstankar om välfärdsbedrägerier bedömer vi att det delvis finns rutiner för vilka åtgärder som ska vidtas. Vi gör bedömningen att det delvis sker kompetensstärkning för chefer och medarbetare i frågorna.

Rekommendationer

Vi rekommenderar välfärdsnämnden att

• Tillse att en formaliserad riskanalys inriktad på riskerna för välfärdsbedrägerier genomförs
• Tillse att rutiner för misstankar om välfärdsbedrägerier tydliggörs och dokumenteras vad fäller personlig assistans
• Tillse att kontrollmoment inom personlig assistans dokumenteras samt utökas
• Tillse att rutiner för att säkra efterlevnad av lagen om underrättelseskyldighet stärks
• Säkerställa att medarbetare och chefer har goda förutsättningar att erhålla kompetenshöjande insatser gällande arbetet mot välfärdsbedrägerier

Vi rekommenderar kultur- och fritidsnämnden att

• Tillse att en formaliserad riskanalys inriktad på riskerna för välfärdsbedrägerier genomförs
• I högre grad ta hänsyn till risker för välfärdsbedrägerier i befintliga rutiner samt säkerställa att rutinerna är dokumenterade
• Tillse att rutiner för misstankar om välfärdsbedrägerier tydliggörs och dokumenteras
• Säkerställa att medarbetare och chefer har goda förutsättningar att erhålla kompetenshöjande insatser gällande arbetet mot välfärdsbedrägerier

Syfte

Syftet med granskningen är att bedöma om kommunstyrelsen säkerställer att beslutade åtgärder genomförts på ett ändamålsenligt sätt.

Sammanfattande bedömning

Vår samlade bedömning utifrån granskningens syfte är att kommunstyrelsen endast delvis säkerställt att beslutade åtgärder genomförts på ett ändamålsenligt sätt.

Vi noterar att en del åtgärder har vidtagits utifrån tidigare lämnade rekommendationer men att det finns utrymme för ytterligare utveckling.

Den reviderade inköps- och upphandlingspolicyn konkretiserar inte kommunens rutiner avseende avtalsuppföljning men det framgår däremot i den reviderade versionen av inköps- och upphandlingsstrategin vilket vi bedömer är i enlighet med 2022 års rekommendation.

Vi bedömer att ansvarsfördelning avseende avtalsuppföljning och avvikelsehantering har förtydligats i inköps- och upphandlingsstrategin. Vi bedömer dock att det är viktigt att strategin fastställs enligt avsedda intentioner.

Vi bedömer att tidigare identifierade brister i uppföljning och kontroll inte har åtgärdats och därmed inte heller fått önskad effekt. Vi ser ett behov av att systematisera uppföljning och kontroll av avtal. Upphandlande verksamheter bedöms inte heller få tillräckligt stöd i avtalsuppföljning och kontroll.

Rekommendationer

Vi rekommenderar kommunstyrelsen att

• Säkerställa en tillräcklig uppföljning och kontroll inom ramen för kommunens avtalshantering
• Ta fram konkreta och handledande dokument för avtalsuppföljning och kontroll

Syfte

Syftet med granskningen är att bedöma om kommunens årsredovisning har upprättats i enlighet med kommunallag, lag om kommunal bokföring och redovisning samt god redovisningssed i kommuner och regioner.

Sammanfattande bedömning

Årsredovisningens räkenskaper

Vi har inte identifierat några väsentliga felaktigheter i årsbokslutet.

God ekonomisk hushållning

Grundat på vår översiktliga granskning av årsredovisningen har det inte framkommit några omständigheter som ger oss anledning att ifrågasätta det återrapporterade resultatet. Det innebär resultatet delvis är förenligt med de finansiella mål som fullmäktige uppställt då två av tre mål inte uppnås.

Vi konstaterar att det i årsredovisningen saknas en tillräcklig tydlig avrapportering av verksamhetsmålen för att det ska vara möjligt för oss att bedöma om resultatet är förenligt med de mål som fullmäktige beslutat.

Balanskravsresultat

Vi bedömer, utifrån redovisningen av balanskravsresultatet i årsredovisningen, att det lagstadgade balanskravet uppfylls.

Rekommendationer

Vi rekommenderar kommunstyrelsen att

Mot bakgrund av vår granskning rekommenderar vi att:

• Kommunstyrelsen verkar för att det framgår att kommunfullmäktige fastställer hur verksamhetsmålen ska utvärderas och vilka nivåer som ska uppnås.
• Kommunstyrelsen utvärderar verksamhetsmålen på ett tydligare sätt.