Allmänna handlingar och diarium

Du har rätt att ta del av offentliga allmänna handlingar hos kommunen. Grundregeln är att alla allmänna handlingar är offentliga för allmänheten om inte informationen omfattas av sekretess.

Allmän handling

Enligt lagen är en handling allmän om den förvaras hos en myndighet och är inkommen till, eller upprättad hos myndigheten. Det kan till exempel vara en text, bild, film eller ljudinspelning. Vanliga allmänna handlingar är skrivelser, protokoll, beslut och dokument som ligger till grund för beslut.

Internt arbetsmaterial som minnesanteckningar, information som inte tillför ett ärende någon sakuppgift eller utkast till beslut räknas inte som allmänna handlingar.

Att en handling är allmän innebär inte med automatik att handlingen är offentlig. Med offentlig handling menas en handling som är allmän, förvaras hos en myndighet och som inte omfattas av sekretess.

Ta del av allmän offentlig handling

Kommunen måste registrera, förvara och arkivera allmänna handlingar. Vissa handlingar registreras i nämndernas diarium medan andra handlingar kan hållas ordnade på annat sätt. Det finns inget gemensamt diarium för Örnsköldsviks kommun. Vill du ta del av allmänna handlingar som är offentliga, kontaktar du registrator för den nämnd som ansvarar för ämnesområdet. Du hittar kontaktuppgifter längre ner på sidan.

Du behöver inte tala om vem du är, eller vad du ska använda uppgifterna till, när du vill ta del av allmänna, offentliga handlingar. Om handlingarna kan tänkas omfattas av sekretess har kommunen däremot rätt att fråga vem du är för att kunna göra en sekretessprövning.

När du begär att få ta del av en allmän handling gör kommunen en prövning om:

• den efterfrågade handlingen finns hos kommunen
• det är en allmän handling
• uppgifter i den omfattas av sekretess.

Om kommunen avslår din begäran om att få ta del av en allmän handling kan du, inom tre veckor, begära att få ett skriftligt överklagbart beslut av kommunen. Ett sådant beslut kan du överklaga till kammarrätten.

Sekretess

Vilka uppgifter som omfattas av sekretess regleras av offentlighets- och sekretesslagen. Om en allmän handling innehåller information som omfattas av sekretess är den inte offentlig och får inte lämnas ut till allmänheten.

En vanlig anledning till att information omfattas av sekretess är att en enskild person kan ta skada av att uppgifterna offentliggörs. Sekretess kan också syfta till att skydda ekonomiska intressen vid exempelvis upphandling.

Avgift

Kommunen har i vissa fall rätt att ta betalt för att lämna ut allmänna handlingar, se taxa för utlämnande av allmän handling.