Checklista för evenemangsplanering

Evenemang av olika slag, både stora och små, ger liv och rörelse och stärker upplevelsen av Örnsköldsvik. Men ett lyckat evenemang kräver noggrann planering. Du måste bestämma vad du vill göra och var evenemanget ska hållas, du behöver även marknadsföra evenemanget, tänka över säkerheten, och kanske söka tillstånd.

Vi har samlat praktisk information checklistan nedan för evenemang för att underlätta för dig oavsett du är en ny eller erfaren arrangör. Du kan även använda checklistan som finns på verksamt.se.

Webbplats verksamt.selänk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster


Checklista

Se till att välja rätt datum

Innan du bokar en lämplig plats och börjar planera ditt evenemang är det bra att ta reda på så att det inte krockar med andra liknande evenemang, som är på gång samtidigt. På Höga kusten turisms webbplats finns några av dem men inte alla eftersom det är arrangörerna själva som tipsar om sitt arrangemang.

Ekonomiskt stöd

Det är möjligt att söka stöd för offentliga arrangemang i Örnsköldsviks kommun. Har du funderingar kring bidrag, kontakta Föreningsbyrån på 0660 - 882 15.
Mer om arrangörsstödlänk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster


Mål och syfte

När du sätter upp innehållsproduktionen/programmet fundera igenom följande:

  1. Målgrupp
  2. Tid/datum
  3. Programprofil - t. ex. hållbarhet, lokal förankring, om det är ett unikt evenemang, drar det besökare, Lika villkor för alla - män/kvinnor, funktionsnedsatta, minoriteter osv.
  4. Artister/uppträdande - när och var. Om det är lokala artister, vilket typ gage och hur ska det betalas. Vad artisten/uppträdandet har för budskap (får ej vara kränkande).
  5. Storlek på evenemanget
  6. Mat och dryck
  7. Särskild profil på evenemanget, t.ex. hållbarhet; vegetariskt, lokalproducerat, rättviseprodukter, ekologiska produkter, kranvatten, information/reklam på webb, USB, ev dubbelsidigt papper, återanvänd material som namnskyltar och plastbrickor. Utse en hållbarhetsansvarig.
  8. Organisation: utbildning inför evenemanget.


Boka lokal

I bokningssystemet Interbook kan du som privatperson, förening eller företag söka efter lediga tider i våra anläggningar och övriga lokaler.

Webbsida Interbooklänk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster


Teknisk produktion

  • Val av plats; storlek, vad funkar på just den platsen/lokalen, tillgänglighet för alla (funktionsnedsatta).
  • Boka lokal och/eller ansök om tillstånd hos polisen.
  • Teknik: vilken teknik behövs och vad finns på plats?
  • Avfall och städning av lokal/område under och efter evenemanget. Källsortering, sopkärl, toaletter/bajamajor?
  • Felanmälan: rutiner för problem ni stöter på i planeringsstadiet och under evenemanget.
  • Transporter till/från evenemanget: hur tar sig besökarna dit? Bil, buss, cykel? Uppmana till miljövänligt alternativ.
  • Parkeringar: finns tillräcklingt antal parkeringar (bil, buss, cykel)?
  • Minimera växthusutsläpp, energiförbrukning och anpassa till förlyelsebara energislag.
  • Minimera ljud- och ljusstörningar.

När du arrangerar ett evenemang ansvarar du som arrangör för att evenemanget är säkert när det gäller brandskydd, miljö och hälsa. Sök tillstånd hos polisen i god tid och senast en månad före evenemanget. Du som anordnare är ansvarig för säkerheten och för att det råder god ordning vid tillställningen.

Brandskyddsansvarigas uppgift

Brandskyddsansvarigas uppgift blir att förmedla brandskyddsinformation (utrymningsvägar, skyltning, släckmedel, brandrisker mm) till övrig personal, se till att brandskyddsregler följs under hela evenemanget och vara uppmärksam på risker som dyker upp.


Guide för säkerhet vid evenemang

Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) har sammanställt en guide för säkerhet vid evenemang. Den är framtagen för att arrangörer, myndigheter och andra intressenter ska få en vägledning i hur ett tryggt och säkert evenemang kan planeras.

Webbsida: MSB:s säkerhetsguide för evenemanglänk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster


Teknisk produktion

  • Säkerhet: vilken räddningsplan finns för lokalen? Evenemangets säkerhetsplan?
  • Livsmedelshygien
  • Elsäkerhet
  • Sjukvård
  • Brottsbekämpning

För mer information:

Räddningstjänstens förebyggande avdelning
tel. 0660-787 50.

Behöver du tillstånd för ditt evenemang? Ansök om tillstånd i god tid. Ibland är det flera remissinstanser som ska höras.

Exempel på tillstånd du kan behöva för ditt evenemang:

  • Användning av offentlig plats
  • Bygglov (tidsbegränsat)
  • Servera mat: registrering tillfällig livsmedelsverksamhet
  • Servera alkohol: tillfälligt serveringstillstånd

Dessa och fler finner du på kommunens servicewebb:

Kommunens e-tjänster och blanketter för företag och näringslivöppnas i nytt fönster

Kommunens e-tjänster och blanketter för föreningsliv, fritids- och kulturverksamheteröppnas i nytt fönster


Företagslotsen för hjälp och rådgivning

Företagslotsen är en kostnadsfri service till dig som är eller är på väg att bli företagare. De hjälper dig med allt från tillstånds-, mark- och lokalfrågor till kontaktuppgifter till rätt personer, aktörer och myndigheter kopplade till entreprenörskap i Örnsköldsvik.

Företagslotsen

Bestämmelser och regler att följa: ??????

Vad är det som egentligen gäller kring evenemang nu i Covidtider? Vilka regler och riktlinjer behöver du som arrangör anpassa dig till?

Folkhälsomyndigheten med anledning avlänk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster Covid 19
Myndigheten för Samhällsskydd och beredskap (MSB) med anledning av Covid 19länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster
Förbud mot sammankomster - ordningslagen (Länsstyrelsen Västernorrland)länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster
WHOlänk till annan webbplats


Länkar till andra aktörer:

Polisen i västernorrlandlänk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster

STIMlänk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster

Spelinspektionenlänk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster


Evenemangsansvarig

Marlene Jonasson Bolstad
073-050 39 75
Skicka e-post

Biljetter

Är du/ni arrangör i Örnsköldsvik och önskar hjälp med biljettförsäljning, kontakta Höga Kusten Turistservice. De hjälper dig med allt från upplägg, försäljning och slutredovisning.

Höga Kusten Turistservice
info@hogakusten.com
0771 - 26 50 00


Marknadsföring med små resurser

Här får du några tips på vad du kan göra med små resurser när du ska marknadsföra ditt evenemang:


1. Affischering

För affischering i Örnsköldsviks centrum kontakta Citygruppen tel 070-397 34 80.


2. Publicera i evenemangskalendrar på webben

Flera evenemangskalendrar låter dig kostnadsfritt lägga in ditt evenemang.

Här är några:

  • Höga kusten turisms evenemangskalender
    Visas för turister och kommuninvånare i Härnösand, Kramfors, Sollefteå och Örnsköldsvik och administreras av Höga Kusten Turistservice.
    Höga kusten turisms evenemangskalenderlänk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster

  • Webben7:s evenemangskalender
    På gånglänk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster


3. Tipsa redaktioner


4. Använd sociala medier

De sociala nätverken kan erbjuda stora möjligheter att på ett kostnadseffektivt sätt marknadsföra aktiviteter. Tänk på att ha en väl genomtänkt strategi för att få ut maximal nytta av olika sociala medier. Några av de mest populära sociala medierna är Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest och LinkedIn. Du kan också sprida information om ditt event genom att hitta samarbetspartners och involvera det offentliga, privata och lokala samhället.

Efter evenemanget är genomfört är det en stor fördel att utvärdera det och göra en uppföljning. En utvärdering är värdefull nästa gång ni arrangerar ett evenemang.


Gå exempelvis igenom:

  • Utvärdering av evenemanget
  • Lokal nytta
  • Ekonomi
  • Resurser
  • Kommunicera vad ni uppnått