Bildtelefoni
Texttelefoni
Hur du fakturerar kommunkoncernen
Du som är leverantör till Örnsköldsviks kommunkoncern behöver skicka e-faktura enligt Peppolformat, som är en europeisk standard. Det är viktigt att du säkerställer att rätt formation, enligt gällande lagstiftning och avtal, finns med på fakturan. Observera att fakturor i bildformat som exempelvis pdf-faktura inte är ett godkänt format. Det gäller för alla inköp Örnsköldsviks kommunkoncern gör, oavsett värde, till följd av upphandlingslagarna.
Om fakturan avser utfört arbete ska det anges om F-skattsedel finns eller inte. Skicka inte fakturakopior eller kopia på fakturan som bilaga. Om era fakturor inte är kompletta utan det krävs bilagor ska de bifogas (i pdf-format) med fakturan.
Krav på innehåll e-faktura
En faktura utställd till kommunkoncernen ska innehålla uppgift enligt tabellerna nedan.
Tabell 1. Innehåll för fakturaverifiering
Krav | Beskrivning | När? |
Innehåll på dokumentnivå | ||
Beställarreferens | Ange anvisad referens som kopplar fakturan till beställaren. Detta hjälper oss att spåra vem som beställde vad och se till att fakturan hamnar på rätt plats för verififiering och godkännande (se avsnitt 2.3). | Alltid (dock ej vid e- order eller abonnemang) |
Köparens Peppol-ID | Ange den unika identifieraren (elektoniska adressen) för Köparen (se avsnitt 2.4). | Alltid |
Orderreferens | Om du har fått en inköpsorder från oss ska ni ange inköpsordernumret på fakturan. Detta hjälper oss att matcha fakturan mot en enskild e-order och automatisera fakturahanteringen. | Alltid vid e-order |
Kontraktsreferens | Om det finns ett avtal eller kontrakt som reglerar köpet och som fakturan hänför sig till, ska ni ange avtalsnumret på fakturan. | Alltid när det finns ett avtal. |
Abonnemangsnummer /Referens till faktureringsobjekt | Om det är en periodisk faktura, exempelvis vid mobilabonnemang, hyror, eller sotning, ska ni ange numret på det objekt som fakturan baseras på. Detta hjälper oss att matcha fakturan mot objektsregister och automatisera fakturahanteringen. | Vid överenskommelse |
Projektreferens | Om fakturan hänför sig till ett enskilt projekt, ska ni ange projektnumret på fakturan. | Alltid om det anvisas vid beställning |
Tidigare fakturanummer | Om en kreditnota eller negativ faktura hänför sig till en tidigare debetfaktura, ska ni ange numret på den tidigare fakturan. | Alltid |
Momsregistreringsnummer | När du har varor eller tjänster som är momspliktiga ska fakturan innehålla momsregistreringsnummer | Faktura innehållande moms |
F-skatt | Skriv ”Godkänd för F-skatt” på varje faktura. Ett godkännande för F-skatt innebär att det är företagaren själv som ansvarar för att betala in skatter och sociala avgifter (egenavgifter) på ersättning för utfört arbete | När fakturan avser en tjänst och du åberopar F-skatt |
Betalinformation | Ange information om valuta, förfallodatum, villkor om dröjsmålsränta, betalsätt, betaltyp och betalkonto | Alltid |
Innehåll på radnivå | ||
Artikelbenämning | Ange namnet på den vara eller tjänst som raden avser. Namnet bör om möjligt vara standardiserat och möjligt att summera efter kvantitet och à-pris, samt motsvara benämning i eventuellt avtalad prislista. | Alltid |
Artikelnr | Ange det unika nummer eller ID som används av er (säljaren) för den vara eller tjänst som raden avser. Numret ska motsvara eventuell avtalad prislistas artikelnummer/-ID. | Alltid |
Artikelbeskrivning | Beskriv artikeln kortfattat eller ange nödvändig tilläggsinformation. | Vid behov |
Kvantitet | Ange antalet av den fakturerade artikeln. | Alltid |
Enhetstyp | Ange typ av kvantitet, t.ex. styck eller timmar. Använd standardiserade | Alltid |
À-pris | Ange pris per enhet exklusive moms för den fakturerade artikeln. (Obs! Om priset inte avser en (1) enhet är prisbaskvantiteten viktig för att korrekt beräkna radbeloppet.) | Alltid |
Radnr | Ange ett unikt nummer för att identifiera fakturaraden. | Alltid |
Radbelopp | Ange det totala beloppet exklusive moms för fakturaraden. | Alltid |
Radanteckning | Eventuell övrig information om raden som kan vara relevant. | Vid behov |
Klassificeringskod | Eventuell artikelklassificering, t.ex. UNSPSC | Vid överenskommelse |
Tabell 2. Innehåll för momsredovisning
Krav | Beskrivning |
Betalinformation | Ange information om valuta, förfallodatum, villkor om dröjsmålsränta, betalsätt, betaltyp och betalkonto. |
Referens, beställarreferens och fakturareferens
Det är viktigt att varje faktura innehåller ett referensnummer och rätt referensnummer för att undvika förseningar i behandlingen av fakturan. För vissa bolag är referensnumret alltid detsamma för alla fakturor medan det för andra specificeras vid beställning. I tabellen kan du se exempel på referensnummer som används av Örnsköldsviks kommun och de kommunala bolagen.
Namn | Exempel på beställarreferens | Anmärkning |
AB Övikshem | 94000000 | Anges vid beställning |
Domsjö Vatten AB | 150005 | Anges vid beställning |
Hamn och Logistik AB | AB1234 | Anges vid beställning |
Innovation i Örnsköldsvik AB | 13000000 | Fast referensnummer |
Miljö och Vatten i Örnsköldsvik AB | 98999999 | Anges vid beställning |
Rodret i Örnsköldsvik AB | 99000000 | Fast referensnummer |
Örnsköldsvik Airport AB | AB1234 | Anges vid beställning |
Örnsköldsviks kommun | 45120000/01 | Anges vid beställning |
Övik Energi AB | 921234 | Anges vid beställning |
Övik Energi Nät AB | 911234 | Anges vid beställning |
Oljeberget | 11200000 | Fast referensnummer |
ÖTL AB | 14000000 | Anges vid beställning |
Betalningsvillkor
Kommunen betalar din faktura 30 dagar efter att ha tagit emot korrekt faktura, om inte annat uttryckligen har avtalats. Faktureringsavgifter accepteras inte.
Kommunen betalar till bankgiro i första hand, alternativt plusgironummer.
Fakturaadress till kommunen och de kommunala bolagen
Den aktuella köparens namn och fakturaadress ska framgå i fält för information om köparen i e-fakturan:
Örnsköldsviks kommun
Leverantörsfaktura
891 88 Örnsköldsvik
AB Övikshem
Box 23
891 21 Örnsköldsvik
Domsjö Vatten AB
Box 385
891 28 Örnsköldsvik
Innovation i Örnsköldsvik AB
Centralesplanaden 20B
891 32 Örnsköldsvik
Miljö och Vatten i Örnsköldsvik AB
Box 450
891 29 Örnsköldsvik
Oljeberget
Sjögatan 4
89160 Örnsköldsvik
Rodret i Örnsköldsvik AB
Järnvägsgatan 6
891 88 Örnsköldsvik
Örnsköldsvik Airport
Västanå 100
896 91 Husum
Örnsköldsviks Hamn och Logistik AB
Sjögatan 4
891 60 Örnsköldsvik
Övik Energi
Box 250
891 26 Örnsköldsvik
Övik Energi Nät
Box 250
891 26 Örnsköldsvik
ÖTL AB
Sjögatan 4A
891 60 Örnsköldsvik
Samlingsfakturor
Örnsköldsviks kommun accepterar som huvudregel inte samlingsfakturor. Om det finns särskilda omständigheter som gör att endast små belopp ska faktureras, är det tillåtet att skapa en samlingsfaktura per beställarreferens. Det är dock inte tillåtet att sammanblanda flera beställarreferenser på en och samma faktura.
Betalningspåminnelser, inkassokrav och räntefakturor
När det gäller påminnelser om obetald faktura och inkassokrav ska du skicka dessa via post till kommunens eller det aktuella bolagets fakturaadress, eller via e-post till cfg@ornskoldsvik.se med ämnesraden ”Påminnelse” eller ”Inkassokrav”.
En räntefaktura skickar du som en separat e-faktura till samma beställarreferens som den ursprungliga fakturan som orsakade förseningsavgiften. Detta för att lättare följa upp och förbättra fakturahantering framöver.
