v

Hur du fakturerar kommunen och de komunala bolagen

Hur du fakturerar kommunen och de kommunala bolagen

Är du leverantör och ska fakturera Örnsköldsviks kommun ska du skicka e-faktura. Det är viktigt att du säkerställer att rätt formation finns med på fakturan. Om fakturan avser utfört arbete ska det anges om F-skattsedel finns eller inte. Skicka inte fakturakopior eller kopia på fakturan som bilaga. Om era fakturor inte är kompletta utan det krävs bilagor ska de bifogas (i PDF-format) med fakturan.

En faktura utställd till Örnsköldsviks kommun och kommunens bolag ska innehålla uppgift enligt tabellerna nedan.

Tabell 1. Innehåll för fakturaverifiering

Innehåll för fakturaverifiering

Krav

Beskrivning

När?

Innehåll på dokumentnivå

Beställarreferens

Ange anvisad referens som kopplar fakturan till beställaren. Detta hjälper oss att spåra vem som beställde vad och se till att fakturan hamnar på rätt plats för verififiering och godkännande (se avsnitt 2.3).

Alltid (dock ej vid e- order eller abonnemang)

Köparens Peppol-ID

Ange den unika identifieraren (elektoniska adressen) för Köparen (se avsnitt 2.4).

Alltid

Orderreferens

Om du har fått en inköpsorder från oss ska ni ange inköpsordernumret på fakturan. Detta hjälper oss att matcha fakturan mot en enskild e-order och automatisera fakturahanteringen.

Alltid vid e-order

Kontraktsreferens

Om det finns ett avtal eller kontrakt som reglerar köpet och som fakturan hänför sig till, ska ni ange avtalsnumret på fakturan.

Alltid när det finns ett avtal.

Abonnemangsnummer

/Referens till faktureringsobjekt

Om det är en periodisk faktura, exempelvis vid mobilabonnemang, hyror, eller sotning, ska ni ange numret på det objekt som fakturan baseras på. Detta hjälper oss att matcha fakturan mot objektsregister och automatisera fakturahanteringen.

Vid överenskommelse

Projektreferens

Om fakturan hänför sig till ett enskilt projekt, ska ni ange projektnumret på fakturan.

Alltid om det anvisas vid beställning

Tidigare fakturanummer

Om en kreditnota eller negativ faktura hänför sig till en tidigare debetfaktura, ska ni ange numret på den tidigare fakturan.

Alltid

Momsregistreringsnummer

När du har varor eller tjänster som är momspliktiga ska fakturan innehålla momsregistreringsnummer

Faktura innehållande moms

F-skatt

Skriv ”Godkänd för F-skatt” på varje faktura. Ett godkännande för F-skatt innebär att det är företagaren själv som ansvarar för att betala in skatter och sociala avgifter (egenavgifter) på ersättning för utfört arbete

När fakturan avser en tjänst och du åberopar F-skatt

Betalinformation

Ange information om valuta, förfallodatum, villkor om dröjsmålsränta, betalsätt, betaltyp och betalkonto

Alltid

Innehåll på radnivå

Artikelbenämning

Ange namnet på den vara eller tjänst som raden avser. Namnet bör om möjligt vara standardiserat och möjligt att summera efter kvantitet och à-pris, samt motsvara benämning i eventuellt avtalad prislista.

Alltid


Artikelnr

Ange det unika nummer eller ID som används av er (säljaren) för den vara eller tjänst som raden avser. Numret ska motsvara eventuell avtalad prislistas artikelnummer/-ID.

Alltid

Artikelbeskrivning

Beskriv artikeln kortfattat eller ange nödvändig tilläggsinformation.

Vid behov

Kvantitet

Ange antalet av den fakturerade artikeln.

Alltid

Enhetstyp

Ange typ av kvantitet, t.ex. styck eller timmar. Använd standardiserade Länk till annan webbplats. måttenhetskoder Länk till annan webbplats..

Alltid

À-pris

Ange pris per enhet exklusive moms för den fakturerade artikeln. (Obs! Om priset inte avser en (1) enhet är prisbaskvantiteten viktig för att korrekt beräkna radbeloppet.)

Alltid

Radnr

Ange ett unikt nummer för att identifiera fakturaraden.

Alltid

Radbelopp

Ange det totala beloppet exklusive moms för fakturaraden.

Alltid

Radanteckning

Eventuell övrig information om raden som kan vara relevant.

Vid behov

Klassificeringskod

Eventuell artikelklassificering, t.ex. UNSPSC

Vid överenskommelse


Tabell 2. Innehåll för momsredovisning

Krav

Beskrivning

Betalinformation

Ange information om valuta, förfallodatum, villkor om dröjsmålsränta, betalsätt, betaltyp och betalkonto.


Det är viktigt att varje faktura innehåller ett referensnummer och rätt referensnummer för att undvika förseningar i behandlingen av fakturan. För vissa bolag är referensnumret alltid detsamma för alla fakturor medan det för andra specificeras vid beställning. I tabellen kan du se exempel på referensnummer som används av Örnsköldsviks kommun och de kommunala bolagen.

Beställarreferens

Namn

Exempel på beställarreferens

Anmärkning

AB Övikshem

94000000

Anges vid beställning

Domsjö Vatten AB

150005

Anges vid beställning

Hamn och Logistik AB

AB1234

Anges vid beställning

Innovation i Örnsköldsvik AB

13000000

Fast referensnummer

Miljö och Vatten i Örnsköldsvik AB

98999999

Anges vid beställning

Rodret i Örnsköldsvik AB

99000000

Fast referensnummer

Örnsköldsvik Airport AB

AB1234

Anges vid beställning

Örnsköldsviks kommun

45120000/01

Anges vid beställning

Övik Energi AB

921234

Anges vid beställning

Övik Energi Nät AB

911234

Anges vid beställning

Oljeberget

11200000

Fast referensnummer


Kommunen betalar din faktura 30 dagar efter att ha tagit emot korrekt faktura, om inte annat uttryckligen har avtalats. Faktureringsavgifter accepteras inte.

Kommunen betalar till bankgiro i första hand, alternativt plusgironummer.

Den aktuella köparens namn och fakturaadress ska framgå i fält för information om köparen i e-fakturan:

 

Örnsköldsviks kommun
Leverantörsfaktura
891 88 Örnsköldsvik

AB Övikshem
Box 23
891 21 Örnsköldsvik

Domsjö Vatten AB
Box 385
891 28 Örnsköldsvik

Innovation i Örnsköldsvik AB
Centralesplanaden 20B
891 32 Örnsköldsvik

Miljö och Vatten i Örnsköldsvik AB
Box 450
891 29 Örnsköldsvik

Oljeberget
Sjögatan 4
89160 Örnsköldsvik

Rodret i Örnsköldsvik AB
Järnvägsgatan 6
891 88 Örnsköldsvik

Örnsköldsvik Airport
Västanå 100
896 91 Husum

Örnsköldsviks Hamn och Logistik AB
Sjögatan 4
891 60 Örnsköldsvik

Övik Energi
Box 250
891 26 Örnsköldsvik

Övik Energi Nät
Box 250
891 26 Örnsköldsvik

Örnsköldsviks kommun accepterar som huvudregel inte samlingsfakturor. Om det finns särskilda omständigheter som gör att endast små belopp ska faktureras, är det tillåtet att skapa en samlingsfaktura per beställarreferens. Det är dock inte tillåtet att sammanblanda flera beställarreferenser på en och samma faktura.

När det gäller påminnelser om obetald faktura och inkassokrav ska du skicka dessa via post till kommunens eller det aktuella bolagets fakturaadress, eller via e-post till cfg@ornskoldsvik.se med ämnesraden ”Påminnelse” eller ”Inkassokrav”.
En räntefaktura skickar du som en separat e-faktura till samma beställarreferens som den ursprungliga fakturan som orsakade förseningsavgiften. Detta för att lättare följa upp och förbättra fakturahantering framöver.