Bedriva e-handel med kommunkoncernen - steg för steg

1. Skicka företagsuppgifter

Fyll i formuläret Skicka in företagsuppgifter för att bedriva e-handel. Därefter kommer handläggare från kommunen att kontakta dig så att ni tillsammans kan förbereda för systemstöd.

2. Skicka in en produktkatalog eller prislista med det avtalade sortimentet

För att kunna göra beställningar behövs en katalog över de varor eller tjänster som erbjuds. Skicka en produktkatalog eller prislista, med det sortiment som är avtalat. Det finns tre olika sätt att göra detta på.

• Skapa och skicka via ditt systemstöd.
• Skapa och skicka via kommunkoncernens systemstöd för e-handel.
  
• Skapa och skicka i kommunkoncernens excelmall prislistor.

Att lägga in tydliga artikelbeskrivningar, synonymer som är anpassade för målgruppen och korrekta klassificeringar enligt UNSPSC i produktkatalogen eller prislistan är viktigt för att beställare ska kunna hitta och beställa dina varor och tjänster. Bilder och kompletterande text förenklar valet av varan och tjänsten ytterligare.

I produktkatalogen eller prislistan ska bland annat följande information finnas med.

• Leverantörens artikelnummer
• Artikelbeskrivning/artikelbenämning
• Pris och valuta
• Prisenhet, beställningsenhet, förpackningsstorlek
• UNSPSC-koder för klassificering av artiklar och tjänster. Information om produktklassificeringen finns på SFTI:s webbplats Länk till annan webbplats..
• Sortiment och pristyp
• Avtalsnummer

För att förenkla för beställarna bör produktkatalogen eller prislistan även innehålla följande information.

• Ledtid, leveranstid uttryckt i antal dagar
• Bildlänkar till bilder som tydligt visar varan eller tjänsten (för upp till 5 bilder)
• Synonymer och sökord
• Varutext, en utförligare beskrivning om artikeln, dock max 350 tecken.
• Ev. miljömärkningar

3. Ta emot order

Kommunkoncernen kan skicka order till dig på följande sätt.

• Via eget systemstöd.
• Via kommunkoncernens systemstöd för e-handel.
  
• Via e-post
• Via e-post som pdf-bilaga

4. Skicka orderbekräftelse

Orderbekräftelse skickas till beställarens e-post om inget annat har avtalats. Beställningen ska bekräftas i samma system som den togs emot. Efter bekräftelsen levereras varor eller tjänster enligt avtal.

5. Skicka fakturor

När leveransen är klar skickas en e-faktura. I e-fakturan som skickas ska ordernummret finnas med. Det behövs för att kommunen ska kunna koppla ihop e-fakturan med lagd order.

6. Få betalt

Efter att kommunen har mottagit en korrekt e-faktura, sker betalning inom 30 dagar, om inget annat är avtalat. För mindre lokala företag finns även möjlighet att ansöka om kortare betaltid vid direktupphandlingar.